Min kommune nægter mig at lydoptage møde

Min kommune har nægtet mig tilladelse til at lydoptage et møde om en kompliceret personlig sag, jeg har bedt dem om et møde om. Jeg anser afgørelsen som meget principiel og har derfor valgt både at anke afgørelsen og samtidig gå i offentligheden med den.

Min konkrete situation er, at jeg er ude af stand til at tage notater under møder, da jeg pga muskelsvind har så lidt fingerbevægelse, at jeg kun kan opnå en skrivehastighed på under 40-50 tegn i minuttet ved at bruge en mus på en tablet med et virtuelt tastatur.

Som begrundelse for at nægte tilladelse til at optage mødet, skriver kommunen, at man “…vurderer, at der ikke er særlige personlige forhold hos dig der gør, at mødet påkræver lydoptagelse. Måtte vi erfare, at mødet lyd- eller videooptages, vil mødet blive afbrudt. Det er ikke vurderingen, at du har kommunikationsudfordringer, der vanskeliggør en samtale, desuden har du en bisidder med, som kan tage notat under samtalen…”

Hvordan man har foretaget en konkret vurdering af personlige forhold i mit tilfælde er og forbliver en gåde for mig. Jeg har aldrig mødt den sagsbehandler, der har foretaget “vurderingen” og på baggrund heraf nægtet at give tilladelsen til at optage mødet.

Jeg har heller ikke været i situationer, der har kunnet give anledning til, at man fra den kommunale afdeling kan have tilstrækkelig konkret viden om min personlige situation, når det gælder om mine muligheder for at tage notater.

Jeg oplyste i forbindelse forbindelse med aftale om et møde, at “…da jeg ikke er i stand til at tage notater under et møde, skal jeg samtidig for god ordens skyld advisere om, at jeg optager mødet på diktafon.”

Jeg skal ærligt indrømme, jeg betragtede det som en formssag og så det mere som en information, der følger god skik for mødet mellem borger og administration.

Kommunen bruger som grund til at nægte lydoptagelse, at det ikke er “befordrende for et godt og tillidsfuldt samarbejde”. Forestil dig, at kommunen nægtede dig som borger at at du tog egne, personlige, skriftlige notater under et møde med kommunen. Selve tankegangen er absurd. Den bliver dog meget konkret, når man har en fysisk funktionsnedsættelse. Konsekvensen er forskelsbehandling, så det klodser. Forskelsbehandling kan aldrig virke befordrende for et godt og tillidsfuldt samarbejde.

Der findes naturligvis overvejelser om muligheden for lydoptagelser i forbindelse med sagsbehandling. En af dem er Folketingets Ombudsmand, der er fremkommet med den udtalelse, der har det mundrette navn FOU 2005.578.

Af udtalelsen  fremgår det, at det er op til sagsbehandleren/kommunen at bestemme, om der skal gives tilladelse til lydoptagelse. Det nævnes også at selv om borgeren ikke har krav på en begrundelse for at afslag på et ønske om at lydoptage et møde, så pointeres det samtidig, at sagsbehandleren ikke blot pr. automatik bør sige nej til borgerens ønske, men konkret bør vurdere det i forhold til borgerens behov.

Ombudsmanden slår ligeledes fast, at rammerne for et møde skal fastsættes ud fra saglige overvejelser og at “Der bør ved afslag på at lade en borger foretage lydoptagelser foretages en konkret vurdering i forhold til borgerens personlige forhold.” Fremhævningen er min.

Interessant er det også, at ombudsmanden anerkender, at der er et hensyn at tage til borgerens mulighed for at sikre sig dokumentation for og huske indholdet af et møde med en forvaltningsmyndighed. Han tilkendegiver samtidig, at der efter hans opfattelse ikke er noget til hinder for, at en forvaltningsmyndighed – medmindre andet fremgår af de regler, der gælder for den pågældende myndighed – accepterer, at borgerne optager møder mellem borgeren og myndigheden. 

Optagelse er fra min side udelukkende ud fra et ønske om at kunne genkalde mig mødeindholdet til mit eget personlige brug efter mødet. Det stiller mig urimeligt meget dårligere i mødet med kommunen, at jeg er ude af stand til at tage selvstændige, personlige notater som enhver anden borger uden funktionsnedsættelse vil kunne.

Kommunen har oplyst, at man gerne vil tage referat eller at jeg alternativt kan have en bisidder til at tage notater. I ingen af de to tilfælde kan jeg dog være sikker på, at der bliver lagt vægt på samme aspekter af sagen, som jeg vil kunne med selvstændige, personlige notater. 

Det har på ingen måde noget at gøre med tillid eller mangel på samme til den kommunale medarbejder eller den bisidder, der tager referatet. For endnu en gang at drage parallel med andre sammenlignelige situationer fra dit eget liv, så tror jeg, der er stor forskel på, hvad vi hver især anser for vigtigt i en samtale.

At skrive egne notater er for mig ikke en fysisk mulighed, som jeg allerede har nævnt. Jeg vil samtidig være hæmmet i at sammenligne et referat fra kommunen med egne notater, når jeg ikke selv kan notere. Jeg er tilhænger af at kommunen skriver et dækkende referat for begge parter. Forudsætningen er lige muligheder for at bidrage med input baseret på egne notater i en kommenteringsfase.

Derfor bør der kompenseres for denne ulighed med lydoptagelse til eget brug. Jeg mener ikke, at kommunens i sin vurdering har lagt saglige overvejelser til grund for rammerne for mødet.

Jeg mener heller ikke, at den manglende anerkendelse af, at en fysisk funktionsnedsættelse kan virke hæmmende på kommunikationsmulighederne, er fagligt velbegrundet. Kommunikation er ikke alene begrænset til samtalen, men må også omfatte de fysiske muligheder for egne notater og muligheden for at genkalde sig indholdet af et møde.

Et byrådsmedlem har stillet spørgsmål om den konkrete sag til Ringsted kommunes direktion. I den anledning svarer direktionen: ”Det har i en længere årrække været fast praksis at afstå fra at lyd- eller videooptage møder mellem borger og sagsbehandling i Myndighedsfunktionen i Ringsted Kommune…”, ”…I hver sag, hvor der udtrykkes et ønske om lyd eller videooptagelser foretages der en individuel vurdering af den konkrete sag og omstændigheder, med henblik på stillingtagen til om der forelægger helt særlige omstændigheder der taler for en dispensering af retningslinierne og hvor det må forventes at ovenstående foranstaltninger ikke vil være tilstrækkelig til at sikre borgerens retssikkerhed. Der har ikke været behov for at dispensere for retningslinierne hidtil.”

Svaret er både forbløffende og usagligt begrundet. Det tillægger tydeligvis større vægt på principper end på reel sikring af borgernes retssikkerhed. Der lægges som afslutning vægt på argumentet, at der ikke har været behov for at dispensere for retningslinierne hidtil.

Gennem mit handicappolitiske arbejde har jeg kendskab til flere grupper af borgere, hvor det ville give god mening at dispensere fra kommunens rigide regler. Det gælder både fysiske funktionsnedsættelser af fremadskridende karakter som min egen og i andre situationer.

Vigtige eksempler kan være personer med senhjerneskader, der har svært ved af fastholde situationen og problemer med hukommelsen. Også deres muligheder vil være stærkt begrænsede. Ikke mindst, hvis der også er tale om motoriske forstyrrelser oveni. Det kan også gælde borgere med spastiske lammelser, sclerose, visse former for gigt for at nævne nogle enkelte.

Når den tvivlsomme kommunale praksis i min kommune ikke drages i tvivl og ikke udsættes for pres af borgerne, skyldes det flere forhold.

Dels er mange borgere i forvejen er under pres af den kommunale administration. De færreste orker ankesager. Det ses blandt andet af, at de nyeste tal viser, at kun 1 % af sagerne inden for det sociale område i Ringsted bliver anket. Når en sag endelig bliver anket, er det i snit på alle sagsområder 37 % af sagerne, hvor borgerne får medhold. Af disse omgør eller ændrer Ankestyrelsen 17 %, og hjemviser 20 % til fornyet sagsbehandling. Begge tal er alt for høje.

Dels er der en væsentlig signalværdi i, at at min kommune kategorisk nægter at anerkende behovet for at at dispensere fra retningslinierne for at optage samtaler. Det er samtidig ikke en mulighed i borgernes bevidsthed, selv om man måtte kende til mulighederne.

I denne situation er det vigtigt at huske, at Folketingets Ombudsmand  tilkendegiver, at der efter hans opfattelse ikke er noget til hinder for, at en forvaltningsmyndighed – medmindre andet fremgår af de regler, der gælder for den pågældende myndighed – accepterer, at borgerne optager møder mellem borgeren og myndigheden. 

Også Den Uvildige Konsulentordning på Handicapområdet (DUKH) gør sig til fortaler for at tillade lydoptagelse. “Såfremt både borger og sagsbehandler er bevidste om, at der sker lydoptagelse, finder DUKH, at det i en række tilfælde vil være en fordel for både sagsbehandler og borger at bånde samtaler. Det kan medvirke til ordentlighed i sagsbehandlingen. At bånde en samtale kan være en ligeså naturlig ting som at have en bisidder med til et møde.” [Her citeret fra afrundingen i Praksisnyt Nr. 54 – dec. 2015, sidst revideret 9.1.2018 med titlen “Lydoptagelse af møder – må det finde sted?”.]

Handicapkonventionen artikel 21 handler om ytrings- og meningsfrihed samt adgang til information. Her er det klart under punkt b at det er en opgave “…at acceptere og gøre det lettere for personer med handicap at bruge tegnsprog, punktskrift, supplerende og alternativ kommunikation og alle andre tilgængelige kommunikationsmidler, -måder og -formater efter eget valg i samspillet med det offentlige…”. Kommunerne er også forpligtet til at efterleve Handicapkonventionen.

Som afslutning vil jeg lige nævne et yderligere argument i den mere kuriøse ende, som kommunen bruger i afslaget: “…I de tilfælde, hvor en lydoptagelse vil findes relevant, vil det fordre, at Myndighedsenheden også optager samtalen som vores del af dokumentationen. Det vil være administrativt tungt i forhold til journalisering og eventuel gennemlytning…”

Det vil svare til, at ansøgningen om min el-kørestol eller min bil blev afvist med begrundelsen at der ville være alt for meget bøvl med al den sagsbehandling, det vil kræve, så derfor kan jeg ikke ansøge om disse hjælpemidler. Det ville være ganske uhørt, som det for mig at se også er i tilfældet med lydoptagelse.

Endelig er der ingen der siger, at kommunen minutiøst skal gennemlytte eventuelle lydoptagelser. Henviser jeg som borger til et bestemt sted i optagelsen, kan det identificeres med en ca-tidsangivelss. Bum! så er det problem løst. Hvad angår administrationens egne notater vil medarbejderne vel stadig – i modsætning til nogle borgere – være i stand til at tage notater under et møde. Naturligvis forudsat, at de ikke selv har brug for kompensation…

Kompensationsprincippet er et gældende, bærende princip i dansk handicappolitik. Det udvikles stadig med baggrund i nye teknologiske muligheder. Vi skal som mennesker med funktionsnedsættelser ikke finde os i at nye åbenlyse muligheder ikke kommer os til gode. Vi skal være på vagt over for, at kommuner ikke fastholder en “ret”, de ikke bør have, og som gør, at vi hindres i lige og frie muligheder på linie med alle andre borgere. Derfor både klager og anklager jeg.